Po savremenoj shvatanjima, svaki poduhvat koji ima cilj, rok i raspoložive resurse se može posmatrati kao projekat. Postoji nepodeljen stav da je mnogo verovatnije da projekat ostvari svoj cilj u roku i sa predviđenim resurima ako se njime upravlja u skladu sa principima upravljanja projektima.

Otkud toliko interesovanja za upravljanje projektima baš sada?

Prosto: Promenile su se zainteresovane strane, dok su ulaganja u projekte znatno veća.

Možda je najbitnije odgovoriti na pitanje: „Koliko stvarno, u realnom životu, upravljanje projektima donosi dobra samom projektu, odnosno organizaciji koja ga realizuje?“. Ovo pitanje može biti i drugačije postavljeno: „Koliko se u nekom trenutku isplati ulagati u upravljanje projektima (angažovanje konsultanata, razvoj sistema, nabavka softvera, obuka, ...) tako da ta investicija omogući organizaciji da „zaradi“ više od uloženog?“.

Upravljanje projektima se značajno razlikuje od klasičnih nauka kao što su matematika i hemija jer se zasniva na empirijski utvrđenim istinama i iskustvu iz prakse ljudi koji se bave ovom strukom.

Komunikacija na projektu

Uspeh projekta suštinski zavisi od usklađenosti rada svih učesnika, odnosno kvalitetne razmene informacija između njih. Nepredviđeni događaji se dešavaju tokom svakog projekta, pa i onog koji je najbolje isplaniran. Ako učesnici na projektu mogu da brzo i efikasno razmene informacije o događaju, odgovarajuća reakcija će sprečiti nepotrebnu štetu.

Definisanje i podela odgovornosti

U praksi su najbolje funkcionisali projekti kod kojih je svaki učesnik znao šta mu je posao i šta je posao svakog od ostalih učesnika na projektu. Kada je potrebno preuzeti neku akciju, mnogo se manje vremena i resursa troši kada svaki učesnik u projektu zna tačno ko šta treba da uradi. Za razliku od standardnih, uopštenih podela zaduženja, gde vrlo često dolazimo u situaciji da postoje stavovi „ to nije moj posao“, „on je šef, neka on misli o tome“, ...

Transparentnost projekta

Pored komunikacije i definisanja odgovornosti od suštinskog značaja za uspeh projekta je i da rukovodstvo u svakom trenutku zna šta se stvarno dešava na projektu. Ova pojava se u savremenoj praksi opisuje kao Transparentnost projekta.

Osnovni uslov transparentnosti svakog projekta je dokumentovano planiranje i izveštavanje. Loša primena izveštavanja na projektu moguća je ukoliko izveštaji nisu u dovoljnoj meri sadržajni i dokumentovani ili pak ako su previše formalni i opšti, tako opterećuju projekat.

Efikasno korišćenje resursa

Zadatak šefa projekta je da tokom realizacije radova što efikasnije utroši resurse koji su mu na raspolaganju. Efikasno korišćenje resursa, odnosno finansijski uspeh, jedan je od osnovnih kriterijuma uspeha građevinskih projekata.

Primena moderne metodologije upravljanja projektima omogućava šefu projekta da donosi kvalitetne odluke u vezi nabavke i isporuke materijala. Takođe, ako postoji kvalitetno postavljen sistem upravljanja projektima, moguće je u kritičnim situacijama brzo analizirati posledice naših odluka i izabrati zaista optimalno rešenje.

Kako biti uspešan prorok:

Možda najbitnija stvar u realizaciji jednog projekta je da direktor gradnje ima plan realizacije za naredni period i da ih uvek može prezentovati svojim saradnicima. Plan mora da bude u potpunosti ažuran tako da može da ukaže na eventualne kritične tačke u realizaciji. Pored informacije kada je planirano da se kritične tačke dogode moraju se imati informacije i zbog čega su te tačke kritične.